5 hurtige tips til at løse dilemmaet mellem tid og penge

Der er et klart dilemma mellem tid og penge, når et projekt skal styres sikkert i mål - specielt, hvis der i forvejen er udfordringer på en af delene. Normalt kan du enten få tingene hurtigt eller billigt - kombinationen kan være svær:

Hvis du skal haste et projekt i mål, så kommer du mange gange til at hyre ekstra ressourcer ind, og det koster ekstra.

På samme måde kommer du til at undvære de hurtige nødløsninger, hvis der skal spares på budgettet, for de koster typisk ekstra.

Hvis du arbejder alene i din virksomhed, så kan det være fristende at se på din egen tid som værende gratis. "Hvad gør en ekstra indsats på et enkelt projekt - det er jo bare min egen tid, jeg bruger?"

Det er korrekt, men samtidig betyder den indsats, at du har mindre tid til andre projekter, der måske potentielt kunne skabe mere værdi for din virksomhed. Det handler dybest set om, at du skal kigge på, om der er en smartere måde du kan arbejde med dine projekter på, så du ikke i så høj grad ender i dilemmaet mellem tid og penge.

Når jeg rådgiver virksomheder omkring bedre produktivitet, så er der næsten uden undtagelse problemer i en eller flere af de områder, jeg gennemgår her. Hvis du for alvor vil løse dilemmaet mellem tid og penge i din virksomhed, så skal du kigge på:

• Målsætning: Før et projekt overhovedet bliver søsat, så er det helt afgørende, at der foreligger en klar og utvetydig redegørelse for, hvad målet med projektet er, hvad baggrunden er, og hvilke faktuelle krav, der er. Det er ganske utroligt så mange steder, jeg har oplevet at der er slinger i valsen lige her, og det er uanset om der er tale om store eller små virksomheder. Målsætningen skal være ledestjernen for hele projektet, så hvis der ikke er klarhed her, så er der snarere tale om et julemirakel, hvis man ender det rigtige sted. Formatet er underordnet, men det skal skrives ned, og der skal være enighed fra starten.

• Ansvar: Hvis du er alene, så er det selvfølgelig ikke meget at rafle om, men hvis du har underleverandører eller hvis I er flere om projektet, så er det alfa og omega at få defineret helt klart hvem der står for hvad, og hvem der kan tage de forskellige beslutninger. Jeg har set et utal af projekter lande mellem flere stole, fordi der ikke var klarhed i rollefordelingen.

• Planlægning: Når tingene haster og du er ivrig efter at komme i gang, så sker der ofte det, at planlægningen foregår lidt i løb og kun bliver delvist gennemtænkt. Det svier senere hen, for det er nemt at glemme vigtigt dele undervejs. Planlægning er jo ikke kun proces og tidsplan, men involverer også budget, og de billige løsninger kommer typisk kun gennem godt forarbejde, og ikke gennem hovsa-løsninger.

• A-Z: Når der endelig er lavet planlægning, så ser jeg ofte, at der er lavet en fin og gennemtænkt plan for omkring 50-60% af projektet. Og når det så viser sig, at de sidste 40% af projektet tager 70% af tiden, så har vi balladen... Det er nødvendigt at tænke hele molevitten igennem, også selvom det er en lang proces.

• Opfølgning: Hvis du vidste, hvor mange fantastiske planer, der ender i skrivebordsskuffen rundt omkring... En plan er ikke et endeligt dokument, det er et dynamisk dokument, der skal opdateres og holdes ajour, når der sker ændringer. Det er sjældent at se et projekt, der kører helt uden ændringer, og det skal der tages højde for.

 Jeg håber, nogle af punkterne indeholder stof til eftertanke hos dig - del gerne dine erfaringer i kommentarerne.