Undgå at tabe penge

Jeg vil gerne give nogle konkrete inputs til, hvordan jeg selv har oplevet at reducere antallet af tabte (afskrevne) timer.

Mange af os, der sælger timer, har også oplevet, at vi har været nødt til at afskrive dem. Ofte er årsagen, at der ikke er ordentligt styr på aftalegrundlaget med kunder, fordi informationer er spredt rundt i forskellige systemer: Noget ligger i mailboksen, andet er blevet aftalt på Skype-mødet og timeregistreringerne mangler konkrete beskrivelser. Og alle der har prøvet det véd, hvor frustrerende det kan være. Jeg har gjort mig nogle tanker om, hvordan jeg i min egen virksomhed, har løst nogle af de udfordringer.  

1. Strømlin administrative processer: I min virksomhed besluttede vi at digitalisere en proces, der indbefatter følgende: Oprettelse af kunder, timeregistrering, opgavehåndtering og generering af fakturakladder. Vi ønskede at have alle de nødvendige informationer samlet, så vi ikke skulle bruge tid på manuelt at indhente oplysninger i flere systemer. Når der er travlt i virksomhederne, er vi generelt dårlige til at afsætte tid til at vurdere, hvor vi kan og bør optimere, men i sidste ende er den administrative tid dyr på bundlinjen.
2. Hav styr på din fakturering: Som et væsentligt led i den ovenstående proces, ville vi reducere arbejdsbyrden i forhold til fakturering. I stedet for at bruge dage på manuel indsamling af den nødvendige information, har vi sikret, at vi har alt samlet, så vi ikke behøver at prøve at huske, hvad vi lavede på et konkret tidspunkt for tre uger siden. Derfor har vi fået styr på vores aftalegrundlag, hvilket afspejles i den endelige faktura, vi sender til kunden. 
3. Skab et stærkt tillidsgrundlag: Min erfaring er, at kunderne ikke har noget imod at betale for en service. De vil bare gerne vide, hvad de betaler for. Derfor er det altafgørende, at de får en fyldestgørende og troværdig faktura, som de kan genkende og relatere til. Det kan være enormt udfordrende for det generelle kundesamarbejde og tilliden, hvis kunden ikke kan gennemskue, hvad leverandørens timer er brugt på.  

Når dokumentationen er på plads, er der langt mindre risiko for at skulle afskrive timer, og man har de bedste rammer for et solidt og trygt kundesamarbejde. Det har også en generel betydning i virksomheden, hvor stemningen også presses, hvis der afskrives for mange timer.

Fos os var løsningen en digital platform kaldet Portlr. I andre virksomheder kan løsningen være en anden. Pointen er bare, at det ofte kan betale sig at ændre på nogle processer, så man reducerer de afskrevne timer og herigennem effektivisere virksomheden.