Skal du skifte bogholder?

Både i Inloco Regnskab og i Regnskabsskolen har vi stor succes med at lære iværksættere og selvstændige at bogføre deres egne bilag. Men der er jo nogle,

• som absolut ikke kan overtales til at gøre det selv
• som har for travlt til en højere timeløn, end hvad bogholderen koster
• hvor virksomheden har vokset sig for stor til gør-det-selv-projekter

og så gælder det om at finde den rigtige bogholder.

Du skal altid tage dig tid til at tale med mere end en. Og selvom prisen er et væsentligt parameter, så er kemien altså også vigtig. Bogholderen er en vigtig samarbejdspartner. Oplever du ting, som bekymrer dig, skal du sige til med det samme.

Man skifter ikke bogholder så tit – men skal det ske, må det gøres ordentligt. Her kommer en

tjekliste for bogholderskift:

Beslut dig for en dato. For at undgå dobbeltarbejde mellem den gamle og den nye bogholder, er det praktisk at skifte i forbindelse med en årsafslutning. Kan det ikke vente, så vælg en anden dato og hold fast ved denne. Men selvom du skifter i forbindelse med et nyt regnskabsår, må du regne med, at afslutningen af et og opstarten af et andet bogholderi for dit firma altid vil kræve lidt ekstra, både fra din side og økonomisk, dvs. i bogholdertid.

Fortæl, hvor ofte du hidtil har mødtes med din bogholder - hvis du har haft en, og kommenter på hyppighed og relevans for at give din eventuelle samarbejdsparter en idé om, hvor du vil hen. Stil spørgsmål. Lyt til sproget. Forstår I hinanden? Relevante spørgsmål kan være

• Er der tale om en timepris eller en fast pris? For opstarten – og for det løbende?
• Hvor ofte kan du få et ajourført bogholderi i form af en råbalance og eventuelle kontoudtog?
• Kender bogholderen dit nuværende regnskabssystem og lønsystem?
• Og hvis ikke: Vil skiftet mellem systemer koste dig noget?
• Vil du kunne få regnskabet med hjem på EDB til at slå op i og vil det koste noget?
• Har bogholderen erfaring med firmaer i din branche og af dit firmas størrelse?
• Vil bogholderen hjælpe med selvangivelsen, og hvis ikke kan han/hun så anbefale, hvordan den opgave bliver løst?
• Er det den person, du taler med, som kommer til at bogføre bilagene?
• Kan prisen variere alt efter, hvor ofte eller hvordan du leverer materialet? Hvis du gerne vil gøre noget af arbejdet selv, kan bogholderen så samarbejde med dig omkring dette?

Når du har bestemt en dato og besluttet, hvem der skal føre regnskabet, skal overleveringen finde sted. Du kan bede din nye bogholder om at sørge for det, eller du kan gøre det selv. Den nye bogholder har brug for følgende, hvis regnskabet overdrages midt i et år:

• Posteringsjournal og kontoudtog
• Kontoplan
• Seneste råbalance
• Årets momsangivelser og tilsvarende afregninger
• Afstemte likvide konto pr. overleveringsdatoen
• Bilagsmateriale
• Senest afsluttede årsregnskab
• Din vurdering af den eksisterende kontoplan. Er den hensigtsmæssig eller skal vi benytte lejligheden til at lave den om?

Måske vil din nye bogholder bede om at få nogle af tingene i elektronisk form, altså som filer. Hvis bogholderen gør det, kan det være i et forsøg på at spare dig tid og/eller sørge for et komplet materiale.

Når den nye bogholder har lavet overflytningen og er i stand til at udskrive den første råbalance, bør I læse den igennem sammen, sådan at du føler dig sikker på, at det hele er med. Jeg skriver senere om, hvilke tjekpunkter, du kan have, når du gennemgår materialet med din bogholder. Så følg med her på bloggen.

:-) Anette