Hej Tommy
I min hverdag i acenet er de typiske forstyrende elementer en af de følgende ting:
- Telefonopkald
- Indgående e-mails
- Instant Messaging
- Kalenderen
- Serverovervågningen
Vi har valgt at håndtere tingene således:
1. Telefonopkald.
Alle indgående opkald til firmaet går via et eksternt callcenter hvor vi har to faste medarbejdere til at servicere vores kunder.
På den måde får vore kunder altid en glad og smilende person i telefonen når de ringer til os og nye kunder kan stilles videre til den rette medarbejder, ligesom f.eks. supportopgaver kan henvises til at sende en mail så sagen oprettes korrekt i vore systemer.
At vi ikke selv skal være 100% på telefonerne til dagligt giver os en stor daglig frihed og blev i sin tid modtaget meget positivt af vore kunder.
Det betyder også at vores kære "callgirls" f.eks. ved hvem der sidder i møde hvornår og sådan, så folk heller ikke ringer forgæves hvis den de skulle have fat i er optaget i møde.
Vores vagttelefon til driftsvagten går naturligvis udenom callcenteret og direkte til den medarbejder der har vagten.
2. Indgående e-mail.
Hvis man har en af de der dage hvor der bare er 100 ting der skal laves hjælper det ikke noget at have indbakken stående åben hele tiden så man kan følge med i at der nu dumper endnu en ting ind man skal tage stilling til.
Der er løsningen ganske enkelt at lukke mailklienten ned i et par timer mens man virkeligt får knoklet igennem. Hvis der så skulle dukke noget op der bare ikke kan vente, ja så ringer kunden jo nok i stedet for og så må man kigge på prioriteringen af ens arbejdsopgaver.
3. Instant Messaging.
Her er løsningen ganske enkelt, luk det ned hvis det ikke bruges konstruktivt i løsningen af opgaven, men det er nu ganske praktisk at kunne bruge f.eks. irc til kommunikation med en eller flere kollegaer på samme tid.
4. Kalenderen.
Vi bruger Google Calendar der er så "flink" at sende mails når der er ting der er ved at være lige op over, men udover kalenderen bruger vi vores crmsystem til at holde styr på deadlines og tidsforbrug på opgaver, så den er straks værre at lukke ned da f.eks. tidsregistrering er ret svær at undvære hvis man afregner konsulentydelser på timebasis som vi f.eks. ofte gør.
Konklusionen er at man ikke kan slippe af med kalenderevents der kræver handling på et bestemt tidspunkt, f.eks. planlagt servicevindue på en kundes server eller tilsvarende. Mange andre vil nok kunne udskyde en given opgave et par timer uden det påvirker jordens rotation.
5. Serverovervågningen.
Punktet her er nok ikke noget der er voldsomt relevant for ret mange af jer aminoer, men for os er den en faktor der altid skal tages med i regnestykket.
IT-systemer har det jo med at gå i udu engang imellem, især når der er kunder indblandet og jeg kan da heller ikke sige os fri for at det sker engang imellem hos os. Det vigtigste for os og vore kunder er at det ikke sker ret ofte og at der gribes ind øjeblikkeligt når det sker, så her er det ganske enkelt top-prioriteten at få løst problemet og driften normaliseret, så overvågningen er altid en prioritet 1 i forhold til andre opgaver på kontoret.
Planlægning og prioritering
Personligt starter jeg min arbejdsdag med at kigge på hvad der ligger af faste opgaver hos mig, det er typisk gennemgang af nattens backup og tjekke rapporterne fra denne for at identificere eventuelle fejl.
Jeg plejer at bruge de sidste minutter af min arbejdsdag på at kigge på hvad der ligger af opgaver til morgendagen og få dem prioriteret så der er nogenlunde styr på den næste dag, naturligvis med forbehold for hvad der måtte komme ind af ting der rykker ved prioriteten i løbet af tiden fra fyraften til næste arbejdsdag.
Jeg kan varmt anbefale bogen "Time management for system administrators" også til folk der ikke lige arbejder med systemadministration, der er rigtig mange gode ting der kan overføres til mange andre brancher og fagområder.
Bliv gratis medlem
Opret bruger