Bliv gratis medlem
|
Heriblandt en vicevært - og her er jeg ved at løbe tør for "inspiration" og vil gerne have jeres kommentarer/hjælp: Vi har en fastansat alt-mulig-mand, som er en dygtig fyr. Han kan "lidt af alt" - sådan en rigtig handyman-type. Desværre oplever vi, at det er meget svært at håndtere tids- og ressourceforbruget. Der kommer løbende opgaver ind fra lejere - alt lige fra akutte ting ("Det sprøjter ud med vand fra fyret!") til opgaver omkring vedligeholdelse og forbedring af ejendommene. Vi har flere gange haft forskellige forventninger til de udgifter og ressourcer, det puttes i stillingen. Viceværten mener, at han "slet ikke kan nå alle de opgaver" og vi har det mere sådan at "jamen SÅ lang tid kan der da heller ikke gå med det!". Derfor har vi flere gange sagt til ham, at vi skal have styr på hans timeforbrug. Eks. ved at vi styrer hans opgaver via dagssedler eller ved at han selv styrer det, men rapporterer til os i form af eks. time/sagsregnskab. Som nævnt er han HANDYman - og derfor ligger administration ham ikke så nær. Det handler ikke kun om, om vi har tillid til at han laver det, han skal - det handler i høj grad også om at vi vil/skal kunne bogføre de enkelte opgavers tid/kr. på de enkelte ejendomme, så vi kan følge vores budgetter. Vi besluttede - i samråd med ham - før jul, at han fra 1. januar skulle udfylde dagssedler i en kalender, så han noterede HVAD han lavede, HVORNÅR han lavede det og HVOR LÆNGE det tog. Som de andre gange vi har prøvet lign., går det godt de første par uger og så kommer forklaringerne - "jamen man kan ikke sætte alt i skemaer", "man kan ikke forudsige hvor lang tid opgaver tager" osv. og nu har ingen af os så rigtigt indtryk af hvor meget vi kan bruge hans dagssedler til og om de overhovedet udfyldes på fast basis. Som ejer af "skidtet" er jeg tilbøjelig til at sige, at han skulle have løn for det, han dokumenterer, han laver. Hvis ikke han udfylder timesedler eller opgavesedler, får han ikke løn. Jeg ved godt at det er en lidt barnlig (eller barsk?) måde at se det på, men jeg forstår ikke at man ikke bare kan gøre det på den måde. Jeg er dog ret sikker på at han ville sige op og smække med døren, hvis jeg sagde til ham, at vi ville til at gøre sådan. Hvis I har nogle tanker eller nogle synspunkter, så vil jeg meget gerne høre fra jer. Hvordan DÆLEN får vi styr på vores tidsforbrug og styring af viceværtens indsats? |
Søges: ideer til håndtering af personalets tidsforbrug
Er du ny Mac-bruger? Så tjek mine gode tips her!
|
Hvordan tager man overhovedet HUL på en snak med ham uden at han bliver hys og tror at vi ikek stoler på ham? |
Er du ny Mac-bruger? Så tjek mine gode tips her!
|
Måske skulle I prøve at sætte jer ind i hans arbejdsområder, evt. via et følgeskab (se hvad laver han), så får I måske en bedre forståelse for hinanden. Så bliver det nemmere at snakke sammen.
En anden metode kunne være at han selv startede ud med at def. arbejdsområdet (med hjælp fra en af jer- det med ord kan jo være svært) og hvilken tidsforbrug der ligger ved de opgaver. Ligeledes kan den der har fået udført service altså en beboer måske underskrive for ydelsen f.eks skiftning af pakning eller hvad det nu kan være.
Går han udover tiden, må han så tilføje hvad det ekstra er/var. Altså vende det om, så han ikke fører dagssedlen på basis at hvad han skønner, Men han simpelthen udfylder med opgaven og i den ligger der så et tidsforbrug.
Håber du kan hitte rede i det |
|
Hej Kenneth, Mht. hvordan man tager hul på sådan en samtale, så mener jeg at du selv har givet en del af svaret. Du skriver selv "Det handler ikke kun om, om vi har tillid til at han laver det, han skal - det handler i høj grad også om at vi vil/skal kunne bogføre de enkelte opgavers tid/kr. på de enkelte ejendomme, så vi kan følge vores budgetter."
Ved at anskueliggøre at det har et vigtigt formål for firmaet at udfylde dagssedler, så vil det ikke virke som om at det er i mistillid til ham at det skal gøres.
Det lyder ikke som nogen dårlig idé at føre lidt tilsyn, specielt når han selv klager over manglende tid. Jeg har selv arbejdet i en virksomhed, hvor vi havde en alt-mulig-mand der påstod at han var i konstant mangel på tid, og det er da også rigtigt at han brugte 50-55 timer om ugen i virksomheden, men mindst halvdelen af tiden blev brugt i kantinen, i samtale med medarbejderne eller med en smøg i hånden, så den effektive arbejdstid var en ganske anden. Til den årlige lønforhandling havde han dog siddet over for chefen og krævet afspasering eller overtidsbetaling for alle de ekstra timer han brugte! Jeg siger selvfølgelig ikke at din mand opfører sig sådan, men det er da rart at vide hvad man betaler for. Måske det er muligt at lave en arbejdsseddel der indeholder nogle standardpunkter, så han bare kan krydser af i en rubrik hvad han har lavet og et tidsforbrug. Jeg ved at det ikke vil give et fuldt indblik i hvad han laver, men måske det vil hjælpe til at "kortlægge hans færden og gøren?"
Håber I finder en løsning
|
|
Hej Kenneth First-of-all...Tillykke med at du har bygget en så god virksomhed op, på så kort tid....godt gået...
Jeg kan genkende dit problem fra min tidligere tid som kørende konsult for en it-virksomhed.
Da vores tid også skulle faktureres var det ekstremt vigtigt at få det meldt ind, men nogle mennesker har bare ikke disciplinen til at registrere deres tid.
Jeg er selv tilhænger af den lidt baskere metode som du nævner, men hvis I er glade for jeres medarbejder er der sikkert en mellemvej.
En metode som vores "booking-ladies" havde success med var at de ringede ud til konsulenten, eller konsulent kunne ringe ind til dem efter hver opgave, og de så noterede det. Ganske enkelt, men koster dog lidt ekstra i administration.
|
Alt om både i Danmark
|
Hej Kenneth, Hvad du beskriver er en normal følelsesmæssig reaktion baseret på "frygt" og måske en modvilje mod forandring.
Jeg anbefaler at du gør følgende :
Tag et møde, lav evt. et procesdiagram og forklar for manden hvorfor det er vigtigt at kende tidsforbruget og hvilke konsekvenser det har for hans kolleger hvis de ikke får den information de har brug for. Spørg evt. herunder hvordan kollegerne kan hjælpe ham.
Definer og planlæg de opgaver I kan planlægge med estimeret tidsforbrug. Anvend evt kategorierne Forebyggende, Planlagt og Akut vedligehold. Hold et antal timer daglig fri til akut arbejde. Antallet kan evt beregnes fra de timesedler I trods alt har. Dette betyder at han i realiteten kun behøver at registrere det akutte arbejde i detaljer. Det planlagte skal han bare rapportere som værende udført. Dette vil også på sigt opbygge en datamængde som I kan bruge i budgetteringsprocessen på den enkelte ejendom.
Hvis han er teknisk interesseret kunne det måske være relevant at udstyre ham med en PDA med et spread sheet eller lignende til rapporteringen.
Men frem for alt : det vigtigste er at du forsøger at finde ud af hvad som motiverer ham og adresserer dette positivt.
Håber dette kan inspirere lidt,
Med venlig hilsen
Kenneth Skjøtt Stagis Toft
Knightsbridge Management Consulting Ltd
|
|
Om det er en "lykkelig afslutning" ved jeg ikke, men vi har i mellemtiden ansat en vicevært mere - så behovet for styring er der stadig omend nu endnu mere :) Vi har lavet et system, hvor de har hver deres kalender med - når de laver noget, noterer det HVAD de har lavet, HVOR det er sket og HVOR LANG TID det tog. På den måde kan vi få det bogført på de enkelte ejendomme, hvilket var det primære ønske. Vi har haft tankerne omkring et system a la Post Danmarks stregkoder, hvor vi kunne udstyre viceværterne med en stregkodelæser/PDA, som så kunne scanne stregkoder ude hos de enkelte arbejdssteder - på den måde kunne de automatisk "stemple ind og ud". Det er muligvis liiiiige en tand for high tech, men da det ser ud til at vores administrationssoftware begynder at bakke op om en sådan løsning, kunne det blive fremtiden når vi har måske 5-10 viceværter og håndværkere. Tak for jeres forslag. |
Er du ny Mac-bruger? Så tjek mine gode tips her!
|
Det er flot side, du har Kenneth! Men jeg ville nok tage kontakt til Demib eller lignende folk, får disse optimeringstekster, der står på alle siderne er meget forvirrende og ødelægger billedet en del... Det burde kunne gøres på en bedre måde!
/Brian |
|
|
Opret bruger