Hvad er et bilag

Et bilag er overordnet set det, der dokumenterer en handel mellem en køber og en sælger. Som udgangspunkt skal du have bilag på alt hvad der går ind og ud af din virksomhedskonto, da du skal bruge dine bilag, til at dokumentere din virksomheds regnskab.

Eksempel på et bilag

Et bilag kan eksempelvis være en bon fra den lokale bager, hvor du her til morgen købte morgenmad på firmakortet til hele kontoret. Du huskede at få din kvittering med så den kunne komme hjem til regnskabet, som dokumentation på, at de 500 kr. som er trukket fra firmaets kort i dag, er blevet brugt i bageriet her til morgen. 

Bilagstyper

Det er ikke nok med, at huske din bon fra bageren, der findes flere forskellige typer af bilag, som adskiller sig fra hinanden, og som du altid skal huske at have med i dit regnskab:

• Debitor faktura – Bilag som laves fra sælger til køber.

• Kreditnota – Bilag som sendes fra sælger til køber hvis en handel annulleres.

• Kreditor faktura - Bilag som køber har modtaget fra sælger.

• Momsopgørelse – Bilag med en opgørelse over hvor meget moms der skal betales til skat.

• Primo saldo – Bilag som posteres ved årsafslutning.

Krav til et bilag

På trods af de mange forskellige bilagstyper, som kan udformes på forskellige måder, og rumme forskellige oplysninger, så er der overordnede visse krav de alle skal opfylde jf. bogføringsloven, hvor der blandt andet står: 

• Dine bilag, uanset bilagstype skal altid være udarbejdet skriftligt

• Du skal bruge dine bilag, til at dokumentere din virksomheds regnskab

• Din bogføring og bilag skal stemme overens med hinanden.

• Både SKAT og andre myndigheder, kan kræve adgang til dine bilag, og det er dit job, at fremvise at dine bilag og bogføring lever op til bogføringsloven.

• Dine bilag altid skal være udarbejdet på dansk og angivet i danske kroner.
  
  

Hvornår skal jeg lave bilag?

For hver bogføring i din virksomhed skal der tilknyttes et bilag. 

Det gælder for alt - både når det kommer til udgifter, indtægter mv.

Det kan eksempelvis være:

• Fakturaer

• kvitteringer

• kontrakter

• Tilbud

• Ordrer. 

Alle former for transaktioner skal altså bogføres og have sit eget bilag.

Hvad skal et bilag indeholde?

Der kan som skrevet være stor forskel på udformningen af et bilag, ift hvilken bilagstype der er tale om, samt hvad bilaget omhandler. Men, der er en række oplysninger som du jf. bogføringsloven ikke kommer udenom at skrive på bilaget.

Et bilag skal nemlig altid indeholde følgende:

• Fakturanummer

• Fakturadato

• Sælgers oplysninger inkl. CVR-nummer

• Købers oplysninger inkl. CVR-nummer (hvis køber har et)

• Hvor stor en del af det handlende beløb der er moms
  
  

Bilagsnummerering

Derudover skal du nummerere bilagene, i en rækkefølge så du nemt kan finde bilagene frem, hvis du skal bruge dem. Afhængig  Den (måske) mest overskuelige måde, er at nummerere dem ud fra hvornår de er betalt - men det er ikke et krav.

Du vigtige er blot, at du følger det samme nummereringssystem ved alle dine bilag. 

Hvordan opretter og gemmer jeg bilag?

Du skal faktisk altid gemme dine bilag i fem år.

Pas godt på dem, for det er dit ansvar at de ikke bliver væk - der er ingen kære mor her.

Heller ikke hvis dit hus er brændt, eller din computer er gået død.

Så gør dig selv den tjeneste, at lave en backup. 

Hvis du ønsker at oprette eller gemme dine bilag i form af fakturaer til en af dine kunder, eller du ønsker at gemme alle bilag, som du modtager i forbindelse med køb af varer/ydelser til din virksomhed, kan du med fordel anvende et regnskabsprogram.

Det er det mest sikre.